Phòng Tổ chức – Hành chính
1. Chức năng
Phòng Tổ chức – Hành chính là đơn vị có chức năng tham mưu, giúp việc và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội đồng quản trị, Ban Giám hiệu về kết quả của công tác tổ chức cán bộ, quản lý nhân sự, pháp chế và lao động - tiền lương, Bảo hiểm xã hội, công tác bảo vệ an ninh – trật tự của Trường; công tác hành chính, văn thư, lễ tân; công tác tổ chức sự kiện; công tác tổng hợp theo quy định, quy chế của Nhà trường.
2. Nhiệm vụ
2.1. Công tác Tổ chức nhân sự
- Nghiên cứu, tham mưu việc xây dựng bộ máy và đội ngũ làm việc phù hợp với tình hình phát triển của Trường theo từng giai đoạn;
- Đề xuất, xây dựng kế hoạch tổ chức và tuyển dụng nhân sự; bồi dưỡng và sử dụng, bố trí đội ngũ CB-GV-NV, bổ nhiệm cán bộ, điều chuyển công tác;
- Là thường trực Hội đồng tuyển dụng, xét lương, nâng ngạch, chuyển ngạch, kỷ luật CB-GV-NV;
- Theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động ở các đơn vị thuộc Trường;
- Đăng ký sử dụng lao động, đăng ký các chế độ bảo hiểm cho người lao động;
- Quan hệ lao động, quản lý chế độ tiền lương, tiền công và các chế độ chính sách đối với CB-GV-NV;
- Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự, hồ sơ bảo hiểm xã hội, làm công tác thống kê, lưu trữ, bổ sung;
- Phối hợp với các phòng, khoa chịu trách nhiệm chính trong công tác quản lý khối lượng của đội ngũ cán bộ giảng dạy cơ hữu theo đúng qui định của Nhà trường.
2.2. Công tác Hành chính –Tổng hợp
- Tổ chức, quản lý, hướng dẫn các đơn vị thực hiện công tác hành chánh, văn thư, lưu trữ theo quy định;
- Soạn thảo, lưu trữ và phát hành văn bản; Tiếp nhận, phân loại các thông tin đến và đi, xử lý sơ bộ, trình các cấp có thẩm quyền xử lý thông tin và văn bản nhanh chóng, kịp thời. Kiểm tra thể thức, nội dung văn bản của tất cả các đơn vị trong toàn Trường trước khi trình lãnh đạo ký và ban hành;
- Là thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng của Trường. Tổ chức thực hiện công tác thi đua – khen thưởng; theo dõi, đề xuất việc thi đua khen thưởng trong toàn Trường, chuẩn bị hồ sơ, thủ tục liên quan về thi đua khen thưởng trình cấp trên;
- Quản lý chặt chẽ, an toàn các con dấu, hồ sơ lưu trữ, tổng đài điện thoại, máy fax theo qui định;
- Nội dung họp giao ban và lập lịch công tác tuần;
- Lập các báo cáo định kỳ, đột xuất, sơ kết, tổng kết liên quan đến hoạt động của toàn Trường;
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, điều phối phòng họp; tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của lãnh đạo Trường;
- Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và giấy xác nhận cho CB-GV-NV Trường; xác nhận hồ sơ lý lịch cho CB-GV-NV Trường;
- Kiểm tra, đóng dấu sao y các văn bản, chứng chỉ, văn bằng do Trường ban hành theo quy định của pháp luật và của Nhà trường;
- Là đầu mối phối hợp và đề cử người ở các đơn vị, cá nhân liên quan để giải quyết những khiếu nại, tố cáo, tranh chấp xảy ra trong và bên ngoài Trường;
- Bố trí xe đưa rước lãnh đạo, cán bộ đi công tác và nhà nghỉ.
2.3. Công tác an ninh trật tự và an toàn PCCC
- Đảm bảo an ninh trật tự toàn trường; Phục vụ nước uống cho các buổi tiếp khách của lãnh đạo Trường và các cuộc họp của Trường;
- Nghiên cứu quán triệt các quy định, chỉ thị, hướng dẫn của các cấp về công tác bảo vệ và vận dụng thích hợp với tình hình, đặc điểm của Trường. Sơ kết, tổng kết định kỳ công tác bảo vệ, an ninh, trật tự, đảm bảo an toàn, nắm vững tình hình và đề xuất các phương án giải quyết;
- Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện an toàn phòng cháy nổ, xây dựng nếp sống văn minh, bảo vệ tài sản, tài liệu, con dấu, tổng đài điện thoại, bảo vệ ở các kỳ thi quốc gia… Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong Trường chấp hành;
- Phối hợp với các đoàn thể quần chúng, các Phòng, Khoa, Ban…trong Trường để thường xuyên nhắc nhở cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên, học sinh nâng cao tinh thần cảnh giác, ý thức tổ chức kỷ luật, giữ gìn trật tự an ninh môi trường trường học an toàn;
- Thực hiện nhiệm vụ trực cổng, tuần tra bảo vệ Trường. Kiểm tra người và phương tiện ra vào Trường;
- Quản lý chìa khóa các cổng ra vào Trường và các phòng làm việc, phòng học, phòng thí nghiệm;
- Đảm bảo an toàn, an ninh trật tự trong các ngày lễ, các cuộc hội họp, các buổi đón tiếp chuyên gia, khách nước ngoài, cán bộ cao cấp đến thăm Trường;
- Được sự ủy nhiệm của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Ban Giám hiệu và hướng dẫn của cơ quan Công an, tiến hành theo dõi, phát hiện, thu thập tài liệu, chứng cứ và thực hiện các công việc điều tra khác đối với những hoạt động phạm pháp trong Trường;
- Phối hợp với cơ quan Công an hoặc trực tiếp bảo vệ hiện trường khi xảy ra vụ việc phạm pháp, bắt giải can phạm đến cơ quan Công an trong trường hợp phạm pháp quả tang;
- Khi cần thiết, được xét hỏi giấy tờ bất cứ ai vào hoặc đi lại trong phạm vi Trường. Trong trường hợp đuổi bắt kẻ gian, lực lượng bảo vệ được dùng vũ lực tự vệ để chống lại khi kẻ gian dùng vũ lực;
- Quan hệ chặt chẽ và thường xuyên với chính quyền, cơ quan Công an địa phương để phối hợp tốt công tác bảo vệ an ninh chung trong khu vực;
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác bảo vệ an ninh đối với các cơ quan hữu quan theo quy định.
2.4. Công nghệ thông tin
- Tham mưu và giúp việc cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, Ban giám hiệu về việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý và đào tạo, quản lý và điều hành các lĩnh vực thuộc Công nghệ thông tin trong nhà Trường;
- Hỗ trợ các đơn vị trong việc truy suất cổng thông tin điện tử của nhà Trường, hỗ trợ nhà trường trong việc quản lý phần mềm đào tạo;
- Phối hợp với Phòng Tư vấn tuyển sinh và Truyền thông phát triển kênh truyền thông trên Internet: website, facebook và diễn đàn…giúp quảng bá thương hiệu của nhà Trường; Tổ chức các sự kiện quảng bá tuyên truyền của nhà Trường trên kênh truyền thông, hỗ trợ kỹ thuật trong các đợt tư vấn tuyển sinh hàng năm.
- Quản lý, kiểm soát các thông tin, họat động ảnh hưởng thương hiệu, hình ảnh của trường.
2.4. Công việc khác:
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị thực hiện kế hoạch tuyển sinh, khai giảng, tốt nghiệp các hệ đào tạo bậc đại học, các sự kiện khác của Trường
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và thống kê của phòng phục vụ công tác quản lý và lưu trữ các dữ liệu tại phòng Chủ tịch Hội đồng quản trị
- Phối hợp với Ban Thanh tra của Trường để kiểm tra định kỳ theo quy định của Nhà Trường.
2.5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Hội đồng quản trị và Ban Giám hiệu phân công
3. Nhân sự của phòng
3.1 Bộ phận văn phòng
1. Ông Nguyễn Văn Huân - Trưởng phòng
2. ThS. Trương Thị Kim - Phó Trưởng phòng
3. ThS. Lê Văn Đức - Chuyên viên
3.2 Bộ phận lái xe và bảo vệ
3.3 Bộ phận tạp vụ và chăm sóc cây xanh